会社の年賀状の正しい書き方

新年最初に受け取る年賀状。失礼のないご挨拶にしたいですね

年末になると年賀状の準備を始め、会社で印刷された葉書を使うことが多いでしょう。ビジネス上の年賀状とはいえ、新年最初に受け取るもの。心をこめて送りたいものですね。

今回は、オフィスからお出しする年賀状の書き方マナーをご紹介しましょう。

代表的な年賀状の挨拶文

会社で出す年賀状は、年賀状用に印刷されたフォーマットを使用する方がほとんどでしょう。自分で作成する方のために、代表的な挨拶文をご紹介します。
 

  • 旧年中は格別のご厚情を賜わり厚く御礼申し上げます
  • 本年も相変わらずご厚誼の程偏にお願い申し上げます
  • 年頭に際し貴社益々のご発展をお祈りいたします
  • 本年も尚一層のお引き立てとご愛顧の程お願い申し上げます

  昨年中は誠にお世話になりました
  本年もスタッフ一同頑張ってまいります
  どうぞよろしくお願い申し上げます

など、表現はさまざまあります。ビジネスの内容や双方の立場によって挨拶文の表現を変えてますが、基本的には勤務先の慣例に従ってください。

心をこめて添え書きを

会社から出す年賀状は、挨拶文はもちろん、宛名も全て印刷ということが多いですね。出す方は楽なのですが、受け取った方には非常に事務的な印象を与えてしまいます。枚数が多いと大変でしょうが、短くてもいいので手書きでメッセージを添えましょう。少しでも心と手間を添えるだけで、あなたの印象はグっとアップします。

宛名を書く時の注意や、年賀状に使ってはいけない表現を見てみましょう 。

退職願と退職届は違う?退職時の伝え方とマナー

退職するときのマナーと段取りは?

退職のマナー

退職時のマナーと段取り

今の職場を辞めて、新しくスタートを切るという方、転職や退職の理由は様々だと思います。もしあなたが退職をする方であれば、“立つ鳥、跡を濁さず”という言葉があるとおり、今までお世話になった方々にきちんとご挨拶をして失礼したいものですね。今回は、退職時のマナーについてご紹介しましょう。

退職の伝え方とタイミングは?

退職の時期は、今までお世話になった職場に迷惑をかけないで済むようタイミングを考えて。

よくドラマなどで、主人公が「辞表」や「退職届」をスーツのポケットから出して、上司の机の上に置き、そのままオフィスを出ていくシーンがありますが、現実の世界では、届けを出したその日に辞めることはできません。

辞めることを心に決めていたとしても、いきなり退職届を出したり、他の人がいる前で「辞めます」などと切り出すのはマナー違反。まずは直属の上司に「折り入ってお話があるのですが」と個別に時間を取ってもらうようにします。静かに落ち着いて話せる会議室などで、「実は、退職させていただくことを考えております」と切り出すようにします。

退職理由は、本当のことを言う?

「なぜ、退職したいのか」という理由を聞かれると思いますが、「誰それがどうだ」というような人の悪口や「お給料が低い」など職場や勤務先に対する不満を言ってしまうと、「では、職場の状況を改善するから」と言われたら、辞める理由がなくなってしまいます。あくまでも、「一身上の都合」で通しましょう。

ただ、「家族の介護」や「自分の病気」などが理由の場合は、職場によっては、在宅での仕事が可能になったり、出勤形態を配慮してくれる可能性もありますから、相談してみてはいかがでしょうか。ただし、家族の介護や病気を退職理由にしてウソをつくことはやめましょう。マナー違反です。

退職の理由をあえて伝えるとすれば、「ずっと勉強を続けてきたことについて、そろそろ実力を試したくなった」など、気持ちよく送り出してもらえるような理由を伝えるようにしましょう。

上司に伝えるタイミングは?「退職願」ってどう書くの?>次ページへ

話し方がうまい!内容以外で評価される5つのポイント

話す内容「以外」が相手の印象を大きく作用する!

好印象を残す話し方1

会話の内容以外の要因が印象に影響を与える!?

ビジネスシーンで重要な相手と会話をする場面は多いですよね。会議や商談、プレゼンなどで、相手との会話の内容に神経を使っている人は多いと思います。

もちろん会話の内容は重要ですが、相手に良い印象や悪い印象を与えるのは、話の内容だけではありません。

意外にも、お互いが会話をする場合、言葉で伝えられる内容は全体の35パーセントに過ぎず、残りの65パーセントは言葉以外による、と分析している研究もあるほどです。話の内容「以外」の要因が、人に与える印象に大きく影響をしているのです。

話の内容以外で印象を悪くする要因とは 

では、話の内容以外に何が相手の印象を悪くする要因になるのでしょうか?

話し方はそれぞれの状況に合わせて、臨機応変に対応することが重要ですが、その上で内容以外に悪い印象を与えるのが、話をする際の声や口調です。

会話は聴覚を通してもさまざまな印象を相手に与えます。

会話をする際に、声が小さい、声の印象が暗い、滑舌が悪い、きつい口調などが、相手に不快感を与えます。

好印象を与える人の話し方のポイント5つ

好印象を残す話し方2

会話は声や口調にも配慮することが重要!

同じ会話の内容でも、声や口調で相手に良い印象を残したり、逆に不安にさせたりします。

相手に不信感を残すと、安心して仕事を任せてくれない恐れもあります。

以下は、声と口調が相手に与える5つのポイントです。

今まで自分の話す内容にしか注意を払っていなかった……、という方、会話の状況に合わせて、自分の声や口調も意識してみましょう!

1. 声の大きさは適度に大きく

小さい声は相手に自信のない印象を与えます。姿勢が悪いと声が小さくなります。背筋を伸ばし、姿勢を正すと声の通りが良くなります。適度な大きさの声でハキハキ話すと好印象です。話の内容によって声の大きさを使い分けると、印象を残したいポイントを強調することができます。

2. 声のトーンはやや低めに

声のトーンが高いと明るい印象に、低いと落ち着いた印象を与えます。謝罪などの場合は、低めの声で話すと冷静に会話ができます。男性の場合は、やや低めの声で語尾をはっきり発音すると好印象です。

3. 声がこもらないようしっかり口を開く

なめらかで温かみのある声が好まれます。発音する際に、口の開け方が小さい人は声がこもりがちです。口周りの表情筋を鍛えることで、口の動きが良くなります。また、姿勢が悪いと声がこもる原因となるので、姿勢を正して話すよう気をつけましょう。

4. 話すスピードはゆっくりめで滑舌よく

早口はせっかちな印象、ゆっくり話すとおおらかな印象を与えます。滑舌が悪いと相手に自信のない印象や頼りない印象を与えます。姿勢を良くすることで、滑舌の改善にもつながります。

5. 余計な「えーっと」や語尾の抑揚に気をつける

出だしに「えー」「えーっと」などの言葉を挟むことがクセになっている人は多いものです。自分では気づきにくく、続くと耳障りなので意識するようにしましょう。また、話し言葉のような「私はぁ~」「それでぇ~」などの口調は幼稚な印象を与え、逆に抑揚がないと冷たい印象を与えます。ほどよい抑揚になるようにしましょう。

信頼できる人に意見を求めて改善しよう

重要な相手との会話の際、声や口調で不快感を与えてしまうと、せっかく会話の内容に神経を使って話をしても、内容を聞き入れてくれない可能性があります。さらに、会話の声や口調などの印象から、その人の能力までも推測されてしまいます。

声や口調の問題点は、自分では気づきにくいものです。会話している相手の反応をチェックしたり、信頼できる人に聞いてみたり、などの方法で確認してみましょう。

会話の際には話す内容はもとより、声や口調にも配慮して、相手に「仕事ができる人」「信頼できる人」という好印象を残してくださいね!

勘違いしてない?「無礼講」とマナー違反の境界線

上司から「今夜は無礼講で!」と宣言されて困った経験のある人も多いのではないでしょうか。酔った勢いでハメをはずしすぎたり、NG発言をして後日気まずい思いをしないよう、社会人としての基本マナーを覚えておきましょう。

All About 編集部
All About 編集部

頼みごとがうまくいく!「クッション言葉」とは?

依頼や謝罪の時には特に!「言いたいことをいきなり言わない」を意識

クッション言葉1

コミュニケーションを円滑にするクッション言葉

ビジネスは相手があってこそ成り立ちます。相手に頼みごとをしたり、時には相手からの依頼を断ったり、意見に反論したり、あるいは指摘したりとさまざまな場面に遭遇します。

そんな時に、自分の「言いたいこと」をいきなり相手に伝えていませんか?

たとえば、相手に何かを依頼する場合、「この荷物を送ってください」といきなり伝えるよりも、「お手数をおかけしますが~」という言葉を添えて「お手数をおかけしますが、この荷物を送っていただけませんか?」と言うほうが、相手の気持ちを考えた表現となります。

この「お手数をおかけしますが」が「クッション言葉」と呼ばれるものです。

相手が要求を受け入れやすくなる─ 「クッション言葉」とは?

「クッション言葉」とはその名の通り、相手にものごとを伝える際に言葉の前にワンクッション添える言葉のことです。

職場によっては「用件はダイレクトに」と教えられることがあるかもしれませんが、実際に自分が何かを頼まれたときには、クッション言葉があるのとないのとでは気分が違いますよね。

クッション言葉を使うと、相手の立場に立った表現となり、相手が要求を受け入れやすくなり、相手に対する敬意も高まります。

仕事ができる人は使っている!クッション言葉の例

クッション言葉2

クッション言葉を添えると柔らかな表現に

以下は頻繁に使われるクッション言葉の例です。用途に合わせて使うと、グッと印象が良くなりますよ!

「依頼する場合」のクッション言葉

依頼する場合は、相手に「命令された」という印象を与えずに伝えることが大切です。  

  • 「恐れ入りますが」
  • 「お手数をおかけしますが」
  • 「お手間をとらせますが」
  • 「勝手を申しますが」
  • 「ご多忙中とは存じますが」

<例>「お手数をおかけしますが、こちらにお名前とご住所をお願いします」

「たずねる場合」のクッション言葉

たずねる・問い合わせをする場合は、相手にぶしつけな印象を与えずに伝えることが大切です。

  • 「失礼ですが」
  • 「つかぬことをお伺いしますが」
  • 「差し支えなければ」
  • 「もし可能でしたら」

<例>「差し支えなければ、本日お伺いしたいのですが」

「断る場合」のクッション言葉

断る場合は、相手を不快にさせないように、「申し訳ない」という気持ちを伝えることが大切です。  

  • 「申し訳ありませんが」
  • 「せっかくですが」
  • 「あいにくですが」
  • 「残念ですが」
  • 「身にあまるお話ですが」
  • 「ありがたいお話ですが」

<例>「残念ですが、その日は予定があります」

「反論する場合」のクッション言葉

目上の人に反論する場合は、謙虚な気持ちを伝えることが大切です。

  • 「差し出がましいようですが」
  • 「無礼を承知で申しあげますが」
  • 「お言葉を返すようですが」

<例>「差し出がましいようですが、こちらの案でいかがでしょうか」

「指摘する場合」のクッション言葉

指摘する場合は、失礼な印象を与えずに伝えることが大切です。

  • 「誠に申し上げにくいのですが」
  • 「余計なこととは存じますが」
  • 「大変失礼ですが」
  • 「せんえつながら」

<例>「誠に申しあげにくいのですが、いくつか間違いがあるようです」

クッション言葉の使い方・まとめ

いかがでしたか?

ビジネスでは多くの人と関わりながら業績を上げていかなければなりません。単刀直入な言い方では相手に不快感を与え、ビジネスチャンスを逃しかねません。

言い方ひとつで、自分の伝えたいことが相手に気持ち良く受け入れてもらえるのですから、クッション言葉を使わない手はありませんよね。

クッション言葉は、お互いの顔が見えない電話やメールなどにもとても効果的です。

ビジネスシーンで人間関係を良好に導く、クッション言葉をぜひ使ってみて下さい!

ビジネス文書の基本 案内状等の日付・宛名は?

社外文書は自社を代表したあなたからの他社へのメッセージです。それは他社に記録・保管される公式文書となりますので内容や言葉遣いには細心の注意が必要です。つい身構えて考えてしまいがちですが、大丈夫。9つのポイントを踏まえて、会社の代表としてふさわしい文書をサクサクと作成してまいりましょう。

社外文書にはどんな種類があるの?

形式さえ知っていればどんな文書にも応用できます。「基礎を知らずして応用できず」です

日常的な取引に使う文書
・送付文書、依頼文書
・注文書、納品書、請求書、受領書
・照会書、通知書、案内書

例外的な取引時に使う文書

・督促書、クレーム文書、謝罪文書

・抗議書

・お断りの文書

社交文書

・お祝い状

・お礼状

・お悔やみ状

社外文書を書く際の9つのポイント

文書は書かなければいけない項目が決まっており、一定のルールに基づいて書くことが必要です。 では、9つの必要項目をみてまいりましょう。

文書の上から順番に

  1. 日付
  2. 宛先
  3. 差出人
  4. 件名
  5. 前文
  6. 主文
  7. 末文
  8. 別記
  9. 追記

があります。

文章の日付は「発信される日」が基本です。ただし、見積書や請求書には、作成・発行した日付が重要な意味を持ちますのでポイントです

これさえ守れば『ビジネス文書』はパーフェクト!
それでは9つのポイントについて詳しく見てまいりましょう。>次ページへ