【議事録の書き方】即完成する!フォーマットとコツ

議事録の意味って何だろう?

議事録なら◯◯さん、と言われるようになりましょう。

議事録なら◯◯さん、と言われるようになりましょう。

会議などの内容を記録に残すもの、それが議事録です。議事録を作成すれば、上司へ文書での報告ができますし、参加者や欠席者との情報共有にも役立ちます。口頭でやりとりした内容をキチンと文字に残せるので、後日になって「言った」「言わない」の記憶違いやコミュニケーションミスも防げる、そんなメリットもあります。

フォーマットを決めておけば安心

あなたの職場では議事録のフォーマットがありますか? もしなければ提案しましょう! フォーマットを決めて共有フォルダーに入れたらいかがでしょう。文例のように表形式にすると、スラスラ書け、読む人もパッと見て理解できるのでおすすめです。

では、議事録の文例を紹介します。字が読みやすいよう、上下2分割しています。まずA4の上半分です。

あ

続いて下半分です。

あ

「決定事項」→「討議事項」→「懸案事項」の順に

議事録の項目では、並び順も大切です。報告書は基本的に結論先行なので、「決定事項」を前へもってきます。続いて理由や経過となる「討議事項」がきます。そして「懸案事項」。この欄には宿題や次回の会議日時を書くとよいでしょう。備忘録も兼ねたなら、読み手にサンキューと言われる確率が高まりますね。

項目は、時間軸が行ったりきたりしないように。未来につながる「懸案事項」は後にするのがポイントです。

一番大事なのは決定事項

ある企業で、「議事録を書くのが遅い~」というお悩みを抱える人がいました。そこで議事録を見せてもらうと、討議内容を事細かに書いているではありませんか!? でも、経営に関する役員会議ならともかく、文例のような職場の打ち合わせなら、誰が何を発言したかまで一言一句書かなくてOKです。その分、間違えてならないのは決定事項と心得ましょう。

タイムリミットは24時間

一般的に、議事録は24時間以内に発信します。なかには「会議終了後2時間以内」という企業もあります。つまり、議事録に時間をかけすぎてはいけません。段取り上手のあなたなら、会議が始まる前に議題や参加者など、わかる項目を埋めておきましょう。

上司にOKをもらってから発信しよう

タイムリミットは24時間

タイムリミットは24時間

会議を終え、もし記憶にあいまいな点があれば、遠慮なくほかの参加者に確認をとってかまいません。そして上司に最終的なチェックをお願いし、GOサインが出てから発信します。もし急ぐあまり、間違った内容で発信したなら……。慌てて訂正版を作ったり、差し替えのお願いをしなければなりません。そんなムダはなくしたいものですね。

議事録を難しく考える人がいるようですが、まずは5回、会議に参加し、議事録を書いてみてください。コツがつかめたら、もう怖いものなし! ぜひ議事録アレルギーを退治しましょう。

ご参考:営業など他社を訪問する人なら、こちらもどうぞ。
「競合に勝つ!訪問後のお礼メール」

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上司が喜ぶ! 食事後のお礼メール

「とりあえず送るだけ」なら意味がない

「ごちそうになったら、お礼メールを送ればOK」と気楽に考える人がいるようです。でも上司によっては、冷静な目で部下をチェックしたり、評価しています。

とくに大勢の部下を抱える上司から、あなたが誘われたら光栄なこと。このチャンスをムダにしたらもったいないのです。

というのも、「上司=神様」ではないので、公平に部下全員の面倒を見ようと思っても、ときには人情で動かされるもの。そこでメールもコミュニケーション手段として活かしましょう。上司と意思疎通ができたなら、仕事だってうまく進むことでしょう。

まずは残念なメールから紹介します。

【NG文例】

*******************

先ほどは、ごちそうさまでした。

お蕎麦屋さんで故郷の銘酒を飲むなんて

さすが○○さんは渋いですね( ̄ー ̄) 

でも美味しかったので、近いうちにまた行きましょー!!

************************

職場環境にもよりますが、これを読んだ上司は、どう感じるでしょうか。きっと「友達同士のようなメールだな」と思われることでしょう。上司がいくらフレンドリーに接してくれたとしても、くだけすぎてはいけません。

続いては、上司が喜ぶメールです。

頭語・結語とは?ビジネスシーン別の使い方

書き出しは文章の第一印象を決める

社内文書には必要なく、社外文書ではマストなもの。

それは頭語(とうご=書き出し)と結語(けつご=結び)です。

「拝啓」「敬具」「前略」「早々」など聞いたことはあってもきちんと使い分けられているでしょうか? これらがキチンと書かれているかどうかで、文書の第一印象が変わります。また文書の完成度や会社の品格まで取引先・お客様に伝わってしまうことから、しっかりルールをおさえましょう。

頭語と結語は組み合わせで使う

社外文書には頭語と結語が必要です。基本的には組み合わせで使います。また、何パターンか組み合わせがありますので、確認してみましょう。ああああ

表を見ると、おなじみのものから、初めて知る言葉もあるかもしれませんね。もし、あなたが覚えようと思うなら、一番上の「拝啓」「敬具」だけで十分です。どちらも「つつしんで申しあげる」の意味となります。

皆さんは友達の家に遊びに行くとき、玄関に入るとき「お邪魔します」、帰るときは「お邪魔しました」と挨拶することでしょう。社外文書も同じように考えてみてください。「頭語」で入ってから用件を済ませ、「結語」で結ぶイメージです。

「前略」「草々」は要注意

先ほどの表のなかで補足があります。

まずは、「前略」「草々」です。前略とは「挨拶を省きます」の意味なので、その後に時候の挨拶などは書かず、いきなり用件を書きます。「前略 先般ご依頼のありました○○の件につき……」という具合です。

ただし、相手が目上の人だったり、正式な文書、礼状や詫び状であれば、「前略」「草々」を使わないのが賢明です。なんだか手を抜いている印象を与えてしまうからです。挨拶文といっても、前文と末文を合わせて2~4行で済むのですか ら、面倒臭がらずにキチンと挨拶するのがマナー。最初の印象が悪いと、読み手をカチンとさせ、せっかくの文書が台無しになるかもしれませんので気をつけましょう。

悔やみ状に頭語は要らない

ほかにおさえてほしいのは、悔やみ状を書くときのルールです。

悔やみ状に頭語は要りません。実務で悔やみ状を書く機会は少ないかもしれませんが、頭語と結語のルールが変わることだけ頭の片隅に置いておくとよいでしょう。

たとえば取引先の役員が亡くなったとき。先方の社員が悲しみにくれているのに「拝啓 桜花の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申しあげます」などと書けば、相手の心境を無視した失礼な文面となるからです。

よって、正しい書き出しは「貴社取締役山田一郎様のご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申しあげます」となります。このように、いきなり用件に入るようにしてください。

書き出しと結びの基本は、プライベートでも活かせる

社会人ともなれば、ビジネスだけでなく、プライベートでも見舞い状や悔やみ状を書く機会があります。たとえば知人や友人、その家族が病気になったとき。または訃報を知ったときなどです。すぐに足を運べないときはメールで済ませず、文書にして送りましょう。いくら思いやる気持ちがあっても、それを言葉にしなけれ ば、相手には届きません。

そのときに備えて、頭語と結語が原則通りでないことだけインプットしておきましょう。このサイトをはじめ、参考になる本を都度調べて、心をこめた文書や手紙を出すようにすれば、大切な人との信頼関係はより深まることでしょう。

愛される! 食事後のお礼メール

お礼のメールは遅くても24時間以内に

24時間以内にお礼メールを

24時間以内にお礼メールを

お礼メールはスピードが大切。そこで遅くても24時間以内に送りましょう。2~3日後に送ったのではお礼の気持ちが伝わりません。お礼メールはスピード+文面がセットになって、はじめて威力を発揮するのです。

お礼の言葉は「ありがとうございました」がスタンダード。でも、あなたにしか書けないメールに仕上げると、より感謝が伝わります。とくに何がうれしかったのか、楽しかったのかを思い出してみてください。

さらに忘れてならないのが、支払いのこと。もし、ごちそうになったなら、その事実に触れないと失礼にあたります。そこでシーン別に使える文例をご紹介します。

100%ごちそうになったときの例文とポイント

*****************************
昨日はお忙しいなか、食事にお誘いくださり、ありがとうございました。
お蔭様で〇〇様と楽しいひとときを過ごすことができました。

本当に美味しい豆腐料理でしたね。

そのうえ、すっかりごちそうになってしまい、恐縮しております。

ぜひ今後ともおつきあいくださいますようお願いいたします。

メールで失礼ながら、まずはお礼申しあげます。

*****************************

100%支払ってもらったときは、「ごちそうさま」を伝えるのはもちろんですが、前に「すっかり」「思いがけず」を書くようにします。

◎ 先ほどはおいしいランチをすっかりごちそうになってしまい、大変ありがとうございました。

◎ 昨日は思いがけず美味しいケーキをごちそうになり、ありがとうございました。

愛されるメールを書こう

愛されるメールを書こう

というのは、たとえばデートのとき。「男性におごってもらうのが当然よ」とばかりに、さっさと店を出る女性がいます。

でも、なんとなく感じが悪いのではないでしょうか。たとえ「ここは僕に任せて」と言われても、お財布を出す素振りをする女性の方が愛されると思うのです。

ビジネスシーンも同じ。そこで遠慮深いあなたなら、「すっかり」「思いがけず」の一言を加えてみてくださいね。

相手が多く払ってくれたとき・割り勘のときは?

ビジネス文書の書き方【タイトルと結びの文例】

「~について」「~の件」だと曖昧になりやすい

よく目にするタイトル。それは「~について」「~の件」です。

この2つは、もちろん間違いではありません。たしかにササッと書けて、格好いいタイトルに仕上がりますがときに注意も必要。これらのタイトルは曖昧になりやすいからです。

たとえば、「新商品について」というタイトル。

読み手は「新商品って何?」「新商品をどうしたいの?」と、たくさんの疑問が湧いてしまいます。

では、もっとわかりやすい標題にするには、どうしたらよいでしょうか。

タイトル(件名)には、「内容」と「目的」を絞り込んで入れる

ベストなタイトルは、パッと見て文書の内容が伝わるものです。そのためには、次の2ステップで書くとよいでしょう。

1.商品やサービス、案件、イベントなど対象を絞り込む

2.「その何なのか」文書の目的を入れる

例1 「新商品について」と書きたいとき

ステップ1:対象を絞り込む   「新商品らくらくファイル

ステップ2:文書の目的を入れる 「新商品らくらくファイルのご提案

例2 「セミナーの件」と書きたいとき

ステップ1:対象を絞り込む 「メンタルヘルスセミナー」

ステップ2:文書の目的を入れる 「メンタルヘルスセミナーの開催通知

わかりやすい標題を書こう

わかりやすい標題を書こう

いかがでしょうか。

ちょっとしたコツですが、ステップ2で完成させたタイトルは、ダンゼンわかりやすくなりました。標題をつけるときは、ぜひ2ステップで考えてみてください。

補足しますと、次のように「~について」「~の件」と書いても、もちろんかまいません。

大切なのは、絞り込んで目的が入っていることです。

・「新商品らくらくファイルご提案について」

・「メンタルヘルスセミナー開催通知の件」

ただ、タイトルが長くなることから、なくても伝わる言葉であれば削除するのも一案です。

緊急事態で遅刻!スマホから送る3行メールの書き方

電話?メール?迷ったら

通勤中や移動中、思いがけず事故や災害に遭うことがあります。このような緊急事態が生じて遅刻しそうなときは、速やかに職場や訪問先へ連絡することが大切ですね。本来なら電話で直接話すべきですが、朝のラッシュ時などは車内で話すと迷惑なことも。その場合はスマホや携帯電話からメールを送りましょう。

連絡メールに書くこと、書かなくてよいこと

出社時間に間に合わない! そう思ったら始業時刻より前に職場へメールします。では、そのメールは誰に送ればよいのでしょうか? 正解は上司です。

一方、企業を訪問するときや、駅やカフェなどで待ち合わせるときは、約束した相手にメールを送ります。

いずれにせよ会社アドレスや携帯アドレスへ用件を手短に書きましょう。

緊急事態は不可抗力で起こることなので、挨拶文やお詫びを長々と書く必要はありません。それよりも以下の項目をスピーディに打ち、早急に連絡することを優先してください。

・出社・到着予定時刻 (訪問は中止する場合もある)

・その原因、理由

・今どこにいるのか

1つめの出社・到着予定時刻ですが、大目に見積もっておくと慌てません。急いだり無理をしたりせず、自分の安全を優先しましょう。なお、緊急時ですから多少の誤字脱字を気にすることはありません。

遅刻しそうなときの文例

続いて、遅刻しそうなときの文例を紹介します。
社内と社外に送る場合があるので、2つご覧ください。

<文例1.上司へスマホからEメールを送るとき>

—————————————-

件名:10:15頃出社します

品川駅にいます。

車両故障のため〇〇線が運転を見合わせています。

朝礼には参加できませんが、よろしくお願いします。

鈴木

—————————————-

<文例2.社外の人へショートメッセージを送るとき>

—————————————-

オール社鈴木、品川駅よりご連絡します。

〇〇線の事故により、10:30頃到着する予定です。

お待たせしてしまい大変申し訳ありません。

—————————————-

3行で伝わる!

3行で伝わる!

2つの文例は、たった3行。時間をかけずに書くことができますね。

このような連絡をすれば、あなたの状況を分かってもらえ、心配をかけずにすみます。



<文例3.遅刻の連絡をもらったときの返信>

立場が変わり、同僚や他社の方が緊急事態に遭遇することもあるでしょう。もしメールで遅刻の連絡をもらったら、相手を気づかう返信を送ってみてください。

—————————————-

鈴木様、ご連絡ありがとうございます。

どうか急がずにいらしてください。

くれぐれもお気になさいませんように。

—————————————-

緊急事態は誰にでも起こるもの。「お互いさま」の気持ちをもってメールを送りあえば、きっと仕事も人間関係もよりうまくいくことでしょう。

気が利く!返信のお礼メール

気が利くメールを送ればモテる

モテるメールを書こう

モテるメールを書こう

恋愛するとき。モテるのは、ほしい時にほしいメールをくれる人だと思います。

たとえば「私のメールはちゃんと届いたかな」「読んでくれたかな」「内容に失礼はないかしら」。メールを送ってドキドキしているとき、タイミングよく「メール読んだよ、ありがとう」の返信が届いたなら……。

想像するだけで とってもうれしくなりませんか。そうです。ビジネスだって気が利く人はモテるのです。あなたもメールでビジネスモテ度をアップさせましょう。

メールを受け取ったら24時間以内に返信するのが、一般的なマナーです。このとき、スタンダードなお礼なら「メールありがとうございます」。では、よくある残念なメールから紹介します。

【NGな文例】************

○○様

お世話になっております。

メールをありがとうございます!!!

取り急ぎお礼まで~!(^^)! 

******************

ん~、たしかにメールのお礼は伝えているのですが、ダメ出しポイントがいくつかありますね。そこで提案! 次のようにプチアレンジしたらいかがでしょう。 

相手の状況によってアレンジしよう

まずは相手のメールの送信時間をチェックしてみてください。その時刻が夜なら残業中、朝早ければ、「急いで対応してくれている」とわかるからです。また、クイックレスポンスをもらったときに適したフレーズもあるので、見ていきましょう。

送信時間が夜のとき

■残業中ですのにメールをくださり、誠にありがとうございます。

■遅い時間のメールをありがたく拝読しました。

■お忙しいなか、ご丁寧なメールをくださり恐れ入ります。

送信時間が朝早いとき

■朝一番にメールをくださり、感謝いたします。

■朝早く出勤なさるのですね。真っ先にメールをいただくなんて、ありがたいです。

■熱心なお仕事ぶりに敬服しながら、メールを読みました。

クイックレスポンスをもらったとき

■早々と返信をありがとうございます。

■いつもながらのすばやいご対応に感謝します。

■すぐにお返事をいただき、大変助かります。

このように書けば、ただの「ありがとう」が、あなただけのメッセージに生まれ変わります。

「ミラー返信」は好かれる

相手に合わせてみよう

相手に合わせてみよう

企業や人によってメールの書き方は多少異なります。また、好みも違います。ですから、いつでも自己流でなく、相手に合わせるのも一案です。とくに返信するときは、相手のメールに鏡のごとく合わせてみてください。私は「ミラー返信」と名付けました。

たとえば文章量であれば、相手が長ければ自分も長く、短ければ短く返します。

文面が堅い、やわらかいといった違いもあるでしょう。表現が堅い人にお礼を伝えるなら「お礼申しあげます」「感謝いたします」。一方、やわらかい人には「ありがとうございます」「助かります」などとします。このように相手に合わせると、読み手は自分の書き慣れたメールを読むかのごとく、スラスラと目を通すことができます。

目下でメールを終わらせよう

また、こんな質問もよく受けます。「メールのやりとりは、どこで終わらせたらいいの?」。もし悩んだら、「目下が最後」を心がけてみてください。社内なら、部下が上司や先輩に送って終わり。社外なら、仕事を受ける側が書いて終わりにします。このとき、最後に次の一文を添えるとより効果的です。

■お礼ですので、返信はお気になさらずに。

■どうか返信はお気になさいませんように。

これで相手がまた返信する手間が省けるわけです。さりげなくお礼を伝えて、スマートにメールを終わらせる。そんな思いやりがあれば、あなたのビジネスモテ度は、さらにアップすることでしょう。

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