ビジネスメールの基本! 正しい敬語の使い方

学生気分の言葉を使っていませんか? 

友達とやりとりするLINEや携帯メールとは違い、ビジネスではキチンとした言葉を使うのが最低限のルールです。

まずは、よく目にする3つの言葉を紹介します。ある新入社員が日報に書いてしまい、上司から叱られた!という事例もあるので確認してみましょう。

1.超言葉

(例)「超むずい」「超パ二クリました」

言葉遣いを正そう

言葉遣いを正そう

対応策⇒

・「超」は止め、サイズ感を出すなら「大変」にします。

・「むずい」は「難しい」、「パニクリました」は「動揺しました」に書き換えてください。

2.ら抜き言葉

(例)「添付ファイルが見れる」「朝はやく起きれた」

対応策⇒

・「ら」を省略するのはNGです。

・「見られる」「起きられた」が正解です。

3.~的言葉

(例)「ボク的にはこう考えます」「アタシ的にはOKです」

対応策⇒「〇〇的には」を「私は」に変えましょう。


次のページでは、尊敬語と謙譲語の違いを解説します。

絆が深まる!年末年始の挨拶メールの書き方

メールを送る時期は「年始よりも年末」

年末年始の挨拶について質問を受ける時期になりました。メールをおすすめすると、「いつ送るの?」「なんて書けばいいの?」と悩む人が多いようなので、ポイントをお伝えします。

まずは、メールを送るタイミングです。おすすめしたいのは年始より年末です。というのは、年賀状を先にもらい、「しまった!」と新年から後悔することはありませんか? 年末に先手で挨拶してしまえば、年賀状や年始メールを送らずに済む利点もあります。

タイミングは25日のクリスマスを目処にしてはいかがでしょうか。仕事納めに近づくほど慌ただしくなり、休暇に入ってしまう人もいるためです。

文例と5つのポイント

*****************************
本年も大変お世話になりましてありがとうございました
○○様のおかげで、つつがなく業務を進めることができました。

とくに「サンキュープロジェクト」では、
○○様から学んだことがたくさんあります。

来年こそ「ベストパートナー」と呼んでもらえるよう努めますので、

引き続きご指導くださいますようお願いいたします。

メールで失礼ながら、年末年始のご挨拶とさせていただきます。


なお、弊社の年末年始休業期間は、以下のとおりです。

■12月○日( )~1月○日( )

新年は1月○日( )9時から営業いたします。

それでは、どうぞよいお年をお迎えくださいませ。

来年もよろしくお願いいたします。

******************************

相手が喜ぶ挨拶メールを書こう

相手が喜ぶ挨拶メールを書こう

文面のポイントは5つあります。

1.今年のお礼を忘れずに書く

2.相手の名前を入れる

3.「メールで失礼ながら」と書けば、年賀状は出さなくてもよい

4.年末年始休業期間を知らせる

5.結びに「どうぞよいお年をお迎えください」と書く

次のページでは、さらなるポイントを紹介します。

上司・幹事に好かれる!飲み会のお礼メールの書き方

飲み会の支払いパターンには3つある

職場の飲み会ですと、支払いパターンが主に3つ考えられます。1つ目は役職に応じて上司や先輩が多く払う「傾斜配分」、2つ目は全員同額の会費制、3つ目は太っ腹な上司が自ら多く出してくれた場合です。

とくに「ありがとう」を伝えるのは、多く支払ってくれた人、幹事を引き受けてくれた人ではないでしょうか。そこで、相手別に文例とポイントを紹介します。

傾斜配分で多く払ってくれた上司や先輩へ

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役職に応じて「部長が7000円」「課長が5000円」「その他3000円」などと支払額に差があるなら、多く払ってくれた人に一言お礼を伝えましょう。

若手社員のうちは、「管理職は給料が高いんだから多く払うべき」と思いがちですが、いざ逆の立場になると、住宅費に教育費などで家計は苦しく、お小遣いは微々たるものだったりするのです。

【好かれる例】**************************

昨日は忘年会でごちそうになり、ありがとうございました。

隣の席で、趣味のゴルフのお話まで伺えて楽しかったです。

〇〇さんのご指導のもと、無事に今年の業務を終えることができそうです。

12月末の目標達成まで あと一歩ですので、引き続きよろしくお願いいたします。

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幹事を引き受けてくれた人へ

幹事は、若手社員が“修業”として任命されるか、持ち回りですることでしょう。幹事には日程調整やお店選び、案内、会費の徴収など、いろいろなタスクがあります。とくにお店や料理について、みんなが満足してくれたかドキドキハラハラ。そこで、ねぎらいの気持ちを添えてみてください。

【好かれる例】**************************

昨日は幹事を務めてくださり、ありがとうございました。

12人のメンバーをまとめるのは、きっと大変だったことでしょう。

「中華ワイガヤ飯店」のお料理は美味しくて、つい紹興酒を飲みすぎてしまいました。

みんなも本当に楽しそうでしたね。

一言お礼を伝えようと思い、メールしました。

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逆に、失礼なメールも紹介します。

×昨日の飲み会について注意したいことがあります。まず席順の決め方です。それと傾斜配分はもっと差をつけるべきです。

→お礼は一言もなく、気に入らないことやお説教を長々書く。

太っ腹な上司へ

ごく稀に、「これ取っておいて」と万札を置いて去っていく格好いい上司もいます。全額でなくとも自ら多く払ってくれたなら、お礼を忘れずに伝えましょう。

【好かれる例】**************************

本日は会費制でしたのに、〇〇さんにごちそうになってしまい、大変ありがとうございました。

日頃は家で発泡酒が定番ですが、贅沢なビールは本当に美味しかったです。

より一層仕事に精を出しますので、ご指導のほどお願いいたします。

帰路、スマホから失礼ながら お礼申しあげます。

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×部長が1万円くれたので、飲み代が予定より1,500円浮きました。だから帰り道、みんなでラーメン屋に寄っちゃいました(^◇^)

→金額がリアルすぎて上司は引いてしまう。また、2次会のラーメンについて正直に書く必要もない。金額より厚意に感謝すること!

ノミュニケーションという言葉を聞かなくなったこの頃。コスト削減もあり、各社で接待や社内の飲み会が減っているようです。

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ただ、数少ない機会を大切にしてキチンとお礼を伝える人は、相手からも大切にされると思うのです。帰りの電車の中から、翌朝始業前に あなたも数行のお礼メールを送ってみませんか。

【まだまだあります!メールのコツ】

お礼メールの決定版まとめ

時短メールの書き方

社内メールの新発想

メールのミスは2通目で挽回!謝罪の書き方とポイント

どなたでもメールのミスはあるものです。ミスをしてから慌てないよう、まずは、3つのシーンを挙げながら対処法を解説していきます。

シーン1.情報を間違えて伝えたとき

ショックを受けるよりも挽回する気持ちで!

ショックを受けるよりも挽回する気持ちで!

約束の日時や場所、数量など本文の一部に誤りがあったなら、もう一度メールを送り、間違いの箇所をハッキリさせたうえで正しい情報を伝えます。
このとき、正誤の両方を対比させると、読み手はわかりやすいものです。さらに相手が前のメールと見比べないで済むよう、必要な情報はすべて載せておくと親切です。



 

シーン2.誤字脱字に気づいたとき

誤字脱字であれば、正誤を書くまでもないので、次のような文章で謝りましょう。

・「様」の敬称をつけ忘れ、大変失礼いたしました。

・お名前の漢字を間違えまして、お詫びいたします。

・先ほどは作成途中のメールを誤って送信してしまいました。

申し訳ございませんが、削除願えますでしょうか。

シーン3.相手からミスを指摘されたとき

自分では気づかず、相手からミスを指摘されることがあります。
その場合は、できるだけ速やかに返信しましょう。相手にすれば、メールを待つ時間は長く感じるため、スピードと誠意をもって対応します。挨拶文は省き、単刀直入に用件に入ってもかまいません。すぐに事実を確かめ、謝罪や善処策を伝えることが優先されるからです。

次のページでは、文例をご紹介します。

スマートに伝える!贈り物のお礼メール

物より心遣いに感謝しよう

長期休暇に旅行したり、帰省した人からお土産をもらうのは、なんとも嬉しいものです。さらに自分の好みとマッチしたなら、喜びもマックスに。すかさずお礼を伝えましょう。

でも、ちょっと待った! 忘れてならないのは、物より心遣いに感謝することです。相手がわざわざ自分のために品物を選んでくれた。まずは、その心遣いにキチンとお礼を伝えるのがマナーです。

心遣いへの感謝を忘れずに書こう

心遣いへの感謝を忘れずに書こう

■今日はお心遣いの品をくださり、ありがとうございました。

■○○さんのお心遣いに感謝いたします。

■いつも私どもの方がお世話になっていますのに、お心遣い恐縮でございます。

味や感想は具体的に

心遣いに感謝した後は、2つめのお礼を書きます。ここでは物にフォーカスして、具体的な感想を添えてみるとよいでしょう。では、悩まず書けるように例文を載せてみますね。

<帰省した人から故郷の名産品をもらったとき>

■秋田角館ならではの銘菓をくださいまして、ありがとうございます。

■湯布院にしか売っていない、噂のスイーツを初めて戴くことができました。

■ルビー色の地ビールだなんて、さすがに湘南はお洒落ですね。

→誰だって故郷をほめられると嬉しいものです。相手のハートをくすぐりましょう。

<旅行先の限定品や人気のお菓子をもらったとき>

■軽井沢にある老舗ホテルのジャムは、さすがに手作りなのですね。

■数量限定のお品とのこと、食べるのがもったいないくらいです。

■もしかしたら、暑いなか行列に並んで買ってくださったのでは?

■○○味のポッキーがあるなんて驚きました。

→「名店」「高級品」「限定品」「なかなか手に入りにくいもの」などと書けば、「違いがわかる人」と思われます。

<野菜や果物、手作りのものをお裾分けされたとき>

■スーパーで買うものとは、まるで鮮度や甘味が違いますね。

■お手製の○○を早く戴きたくて、今日は寄り道をせずに帰りました。

■戴いた茄子で炒め煮を作ったら、めずらしく夫に褒められました。

■「こんなに大きなさくらんぼは初めて!」と、子供たちが大喜びしていました。

→贈答品はもちろん、自家栽培や手作りのものならなおさらのこと、自分で買うものとの違いを書くと喜ばれるでしょう。

<化粧品をもらったとき>

■久しぶりに鮮やかな色のネイルをしたら、お出かけしたい気分になりました。

■家事で手が荒れるもので、今日からこのハンドクリームを愛用いたします。

■ボディクリームの香りに癒されて、ぐっすり眠ることができました。

■脂取り紙は欠かせませんし、なにより京都の高級品なので、とても嬉しいです。

■私は化粧品に疎いのですが、なにやら家内が(娘が、母が)大変喜んでおります。

→男性が化粧品をもらった場合、感想が詳しすぎると却って引かれるかもしれません。「女性向けのギフトだな」と思ったら、家族に渡し、喜んでいたことを伝えるのがスマートといえます。

最後が「お礼まで」ではそっけない

よくあるお礼メールの結びは、「お礼まで」です。でも、なんだかそっけないのも事実。そこでおすすめしたいフレーズがあります。

相手が喜ぶ一文を添えよう

相手が喜ぶ一文を添えよう

■近いうちに 旅の話をお聞かせください。

■次回お目にかかったとき、よろしければ写真を見せてください。

■さっそく○○さんのフェイスブック(ブログ)にコメントを書きました。

結びには、「土産話を聞かせて」「写真を見せて」「SNSを見ました」などと書いてみましょう。喜ばれるコツは、自分がされたら嬉しいことを書くことです。

さあ、あなたもスマートなお礼メールで、自分もみんなもハッピーにしませんか。

【関連記事をチェック】
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愛される! 食事後のお礼メール
お金を返して!同僚や先輩への催促メールの書き方

【議事録の書き方】即完成する!フォーマットとコツ

議事録の意味って何だろう?

議事録なら◯◯さん、と言われるようになりましょう。

議事録なら◯◯さん、と言われるようになりましょう。

会議などの内容を記録に残すもの、それが議事録です。議事録を作成すれば、上司へ文書での報告ができますし、参加者や欠席者との情報共有にも役立ちます。口頭でやりとりした内容をキチンと文字に残せるので、後日になって「言った」「言わない」の記憶違いやコミュニケーションミスも防げる、そんなメリットもあります。

フォーマットを決めておけば安心

あなたの職場では議事録のフォーマットがありますか? もしなければ提案しましょう! フォーマットを決めて共有フォルダーに入れたらいかがでしょう。文例のように表形式にすると、スラスラ書け、読む人もパッと見て理解できるのでおすすめです。

では、議事録の文例を紹介します。字が読みやすいよう、上下2分割しています。まずA4の上半分です。

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続いて下半分です。

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「決定事項」→「討議事項」→「懸案事項」の順に

議事録の項目では、並び順も大切です。報告書は基本的に結論先行なので、「決定事項」を前へもってきます。続いて理由や経過となる「討議事項」がきます。そして「懸案事項」。この欄には宿題や次回の会議日時を書くとよいでしょう。備忘録も兼ねたなら、読み手にサンキューと言われる確率が高まりますね。

項目は、時間軸が行ったりきたりしないように。未来につながる「懸案事項」は後にするのがポイントです。

一番大事なのは決定事項

ある企業で、「議事録を書くのが遅い~」というお悩みを抱える人がいました。そこで議事録を見せてもらうと、討議内容を事細かに書いているではありませんか!? でも、経営に関する役員会議ならともかく、文例のような職場の打ち合わせなら、誰が何を発言したかまで一言一句書かなくてOKです。その分、間違えてならないのは決定事項と心得ましょう。

タイムリミットは24時間

一般的に、議事録は24時間以内に発信します。なかには「会議終了後2時間以内」という企業もあります。つまり、議事録に時間をかけすぎてはいけません。段取り上手のあなたなら、会議が始まる前に議題や参加者など、わかる項目を埋めておきましょう。

上司にOKをもらってから発信しよう

タイムリミットは24時間

タイムリミットは24時間

会議を終え、もし記憶にあいまいな点があれば、遠慮なくほかの参加者に確認をとってかまいません。そして上司に最終的なチェックをお願いし、GOサインが出てから発信します。もし急ぐあまり、間違った内容で発信したなら……。慌てて訂正版を作ったり、差し替えのお願いをしなければなりません。そんなムダはなくしたいものですね。

議事録を難しく考える人がいるようですが、まずは5回、会議に参加し、議事録を書いてみてください。コツがつかめたら、もう怖いものなし! ぜひ議事録アレルギーを退治しましょう。

ご参考:営業など他社を訪問する人なら、こちらもどうぞ。
「競合に勝つ!訪問後のお礼メール」

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上司が喜ぶ! 食事後のお礼メール

「とりあえず送るだけ」なら意味がない

「ごちそうになったら、お礼メールを送ればOK」と気楽に考える人がいるようです。でも上司によっては、冷静な目で部下をチェックしたり、評価しています。

とくに大勢の部下を抱える上司から、あなたが誘われたら光栄なこと。このチャンスをムダにしたらもったいないのです。

というのも、「上司=神様」ではないので、公平に部下全員の面倒を見ようと思っても、ときには人情で動かされるもの。そこでメールもコミュニケーション手段として活かしましょう。上司と意思疎通ができたなら、仕事だってうまく進むことでしょう。

まずは残念なメールから紹介します。

【NG文例】

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先ほどは、ごちそうさまでした。

お蕎麦屋さんで故郷の銘酒を飲むなんて

さすが○○さんは渋いですね( ̄ー ̄) 

でも美味しかったので、近いうちにまた行きましょー!!

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職場環境にもよりますが、これを読んだ上司は、どう感じるでしょうか。きっと「友達同士のようなメールだな」と思われることでしょう。上司がいくらフレンドリーに接してくれたとしても、くだけすぎてはいけません。

続いては、上司が喜ぶメールです。