親展や在中は?英文ビジネスレターの書き方【封筒編】

封筒の選び方

ビジネスレターの場合、その書き方(封筒も含め)細心の注意が必要であると言われています。ビジネスの成否、可否が、封筒に使われる紙の質や、住所の書き方一つによって、判断されることもしばしばであるといいます。

ビジネス用の封筒は通常、USサイズでは横24cm×縦10.5cmのもの(定形外扱い)、国内サイズは日本工業規格洋形4号横23.5cm×縦10.5cmのもののいずれかを使用します。できれば、コットン100%の上質紙を使う方が印象が良くなります。

英文ビジネスレターの封筒の表書き

使用する封筒は、ビジネス用と個人用とでは、サイズが違います。基本的に大型封筒または、エアメール用の赤青の枠取りのある封筒を使用するのが一般的。

今回は、白色封筒で書く場合をご紹介いたします。

※注意事項
赤青縁取りの封筒の場合は、記入不要ですが、白色封筒の場合には、郵便注記(Mailing notation)を切手下あたりに明記します。取扱い注記(on-arrival notation)は、左側に書くのが通例です

封筒裏面(私信の場合)の差出人記入例

個人的な内容の私信の場合、差出人は、封筒裏面のベロ部分に記載します。既に会社名が印刷されている封筒を使用する場合は、会社名の上に個人名をタイプします。

通常、自分の名前でも、敬称(Mr./Ms./Dr.)を付けます。特に日本人の場合には名前だけでは性別が分かりにくいので必須事項とも言えるでしょう。

必要項目

1)宛先(Mail Address)
2)差出人住所(Return Address)
3)郵便注記(Mailing notation):取扱い注記(on-arrival notation)

となります。英文レターの場合、差出人住所(Return Address)が、封書表面の左上記載される点が、特徴的なポイントと心得ておきましょう! 会社宛でも私信の場合は、差出人住所は封筒裏面に記載されます。

また、アメリカを宛先とする場合、住所の州名は、略語を用いるのが普通です。

英文レターを親展・速達で出すには?

■取扱い注記例 …封筒の左中央あたり
CONFIDENTIAL 親展(極秘)
PERSONAL / PRIVATE  親展
URGENT / IMMEDIATE  至急
WAIT ARRIVAL  本人到着待ち
PRINTED MATTER  印刷物
PLEASE FORWARD TO MR./MS.  ***氏に転送願います
INVOICE ENCLOSED  請求書在中
SAMPLE OF MDS  商品見本
PLEASE DO NOT FOLD  二つ折禁止
F.I.O.  ご参考用(for information only)
F.Y.I.  ご参考まで(for your information)

■郵便種別注記例 …切手の右下

(VIA) AIR MAIL  航空便

EXPRESS / SPECIAL DELIVERY  速達

REGISTERD (MAIL)  書留

CERTIFIED MAIL  配達証明

POSTRESTANTE  局留

SURFACE MAIL  船便・車両による配達

英語で出す仕事上のクリスマスカード…注意点と文例集

ビジネス・クリスマスカードの書き方

仕事のクリスマスカード

仕事のクリスマスカード

仕事上の取引先に、クリスマスカードを送りたい。この季節大切な心遣いです。会社名でのクリスマス・カードを送る習慣は欧米でも一般的で、特に個人宛とは区別して、Business Christmas Cardと呼ばれます。

敢えてクリスマス色は消して、Season’s Greetingsもしくは、New Year Cardとして出されるのが一般的です。その理由は下記に詳述しますが、まずは、誰にでも使え、さりげなくスマートな例文をご紹介しましょう!




Wishing You

every Happiness

this Holiday Season

and Throughout the

Coming Year

(ホリデーシーズンと新年における皆様のご多幸を祈念しております)

クリスマスカードの書き方

 

クリスマスカードの書き方の基本ルール

ビジネスシーンで贈るクリスマスカードの書き方では、以下の5つのポイントを押さえましょう。

*英文はすべてセンタリングする。

*会社名、住所、署名等は、あいさつ文の下に記入します。

*相手住所・宛名は、手書きで書くのがマナー・礼儀です。

*Business Christmas Cardでは、特に個人的な書き込みはしません。

*封筒は、Season’s Greetingsか、Happy Holidaysの表書きのものに。

注意 ”Merry Christmas!”は、クリスチャンのみ

ここで、注意点です。ビジネスでの取引先にもクリスマス・カードを送る場合に、特に注意する点があります。それは、相手の宗教です。日本では誰彼かまわず安易に送りがちですが、基本的にクリスマスを祝うのはクリスチャンのみ。

現在の世界情勢で、イスラム教やユダヤ教徒の人にクリスマス・カードを送ることは、実は極めて失礼な行為にあたります。特にビジネス上の取引のある会社宛の場合には、受け取る人の宗教を考えて、慎重にすべきです。日本人が考えるほど、宗教の違いは、寛容なものではないのです(Christian以外の人へのChristmas Cardは文化的非常識と覚えておきましょう)。

ですから、ビジネスでの取引先に送るクリスマスカードとしては、Season’s Greetings,(季節のご挨拶状)もしくは、New Year Cardとして送るのが、無難だといえます。

また、カードの画像や装飾も「サンタ」や「十字架」など、クリスマスを想起するものは避け、季節感の漂う冬景色や日本的な内容を選ぶとセンスがよいと思われるはずです。

メールで送ってもいい?

クリスマスカードが郵送が基本

クリスマスカードが郵送が基本

クリスマスカードを郵送で送らずに、クリスマスカードの書面をメールに添付して送付したり、専用サービスを使ったりして季節の挨拶メールを送ってもいいのではないか、と考える方がいるかもしれません。しかし、メールで済ませることはおすすめしません。

欧米では、届いたクリスマスカードを飾る習慣があります。送ったクリスマスカードが取引先の会社内で飾られることこそが、ビジネス上のお付き合いの証、関係を築いた証拠にもなるのです。

個人的に関係を築いている顧客に対してはメールでも構いませんが、企業として正式に年末年始の挨拶をするのであれば、メールで済ませるのではなく、クリスマスカードを送ることが重要です。

いつまでに送るのがいい?

ホリデーシーズンに入ると、欧米では仕事はお休みとなり、家庭で過ごすことが多いです。クリスマスカードを社内で飾ってもらう期間も考慮に入れて、ホリデーシーズンに入る1~2週間前には届くように送ることが大切です。早めの準備が肝心です。

その他、ビジネスで使える英文例

その他、ビジネスシーンで送るクリスマスカードに使える文例をご紹介いたします。


■もっとも一般的で、使いやすい文例

Greetings of the Season

and Best Wishes

for the New Year

(季節のごあいさつと、新年のご多幸を祈念申し上げます)

Many Good Wishes

for a New Year of

Happiness and Prosperity

(新年の幸福と繁栄を祈念申し上げます)

■すでに関係を築けている取引先へ送れる、カジュアルな文例

Wishing you a

beautiful Holiday Season

and a New Year of

Peace and Happiness

(すてきなホリデーシーズンと、新年の平穏と幸せを祈念申し上げます)

■企業として正式に送る場面で使える、フォーマルな文例

To our

Customers and Friends

we extend

our Best Wishes for a

Joyous Holiday Season

and successful

New Year

(弊社の友人でもあるお客様が楽しいホリデーシーズンと良き新年が迎えられますよう祈念申し上げます)

※サイト表示上、左寄せ表示ですが、カードにする際は全てセンター仕様で!

【英語でビジネスメール】件名・タイトルのつけ方

英語のビジネスメールで使える件名・タイトルって?

英文メールの件名は、効率的なコミュニケーションの鍵になります。

相手に届く数あるメールの中で優先順位を高くし、レスポンスを高める件名とはどのようなものなのでしょうか? ここでは、用件・シチュエーション別に、「タイトル・件名」の英文例をご紹介いたします。

件名の書き方のポイントや、スパムメールと間違われないようなタイトルを付けるコツについては『スパムに間違われない英文電子メール 件名の付け方』の記事をご確認ください。

見積り (Estimate)メールの件名

■見積り依頼の件

Request for estimate

■EX1デジタルカメラ見積り依頼の件

Quotation for the EX1 digital camera

■X-100見積り依頼の件

Price Quotation for X-100

注文 (Order)メールの件名

■デジタルカメラ注文の件

Order for Digital Cameras

■カタログNo.5からの注文

Order from your catalogue

■No.5 注文内容変更の件

Change of my/our order

■注文番号No.1102確認の件

Order confirmation on No. 1102

問い合わせ(Inquiry)メールの件名

■御社オーディオ製品についての問い合わせ

Inquiry about your audio products

照会 (Reference)メールの件名

■照会依頼の件

Request for reference

■顧客紹介の依頼の件

Request for client reference

依頼 (Request)メールの件名

■誤情報訂正依頼の件

Request to correct misinformation

■確認依頼の件

Request for confirmation

■許可依頼の件

Request for permission

クレーム (Claim)メールの件名

■請求書の間違いの件

Error in invoice No.I-2358

■注文番号 X-8635について

Our order No.X-8635

アポイント (Appointment)メールの件名

■新プロジェクト検討のためのアポイントの件

Appointment to discuss the new project

■アポイント日時変更依頼の件

Request for change our appointment date

お礼 (Gratitude)メールの件名

■7月4日のご訪問ありがとうございました

Thank you for your visit on July.4th.

■ご招待ありがとうございました

Thank you very much for your invitation

請求 (Requirement)メールの件名

■御社新製品に関する資料請求の件

Request for the information on your new products

■請求書番号 Y-2534について

Invoice No. Y-2534

■2回目の督促状(請求書番号Y-2534)

Second reminder on Invoice No.Y-2534

■最終通告(請求書番号 Y-2534)

Final notice on Invoice No. Y-2534

断り (Refusal) メールの件名

※通常「拒否」内容のメールは、相手からの「依頼」「通告」に対する返信の形で表記されます

■許可願いの件

Re:Request for permission

■出荷予定の件

Re:Shipping schedule

通知/お知らせ (Information)メールの件名

■メールアドレス変更のお知らせ

Change of E-mail address

■異動の件

Relocation

■次回予算会議の件

Next Budget Meetings

招待 (Invitation)メールの件名

■「新しい戦略的営業」セミナーのお知らせ

Our seminar “New Strategic Sales Management”

■弊社開所記念パーティーへのご招待

Invitation to our opening party

そのほかの英語メールの件名・タイトルの例

英語メールの件名は「用件(Request/Inquiry/Shipment)+前置詞句」が基本となります。受け取る人がすぐに検索できるように、請求書番号や注文書の番号(No./#)を記載しておくとよいでしょう。こちらで紹介し切れなかったメールの件名・タイトルの英文例(お礼やお詫び、休暇のお知らせなど)については、『スパムに間違われない英文電子メール 件名の付け方』にも紹介していますので、あわせてご確認ください。

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英文ビジネスメールのお礼状文例

これで安心! 英語で初対面の挨拶をする時の例文

ビジネス英会話・初対面の英語の挨拶

ビジネスでの初対面の挨拶は、第一印象に繋がる重要なファクターです。

ビジネスでの初対面の挨拶は、第一印象に繋がる重要なファクターです。

ビジネス英会話で最初にマスターすべきは、やはり挨拶。日本語でも初対面は緊張するもの。まして英語でするとなるとどう振る舞ってよいやら、戸惑ってしまうかもしれません。そこで、今回は、英語で初対面の挨拶をするコツとポイント、そして英語表現をご紹介いたします。

まずは相手の目を見て挨拶を!

日本での挨拶は、通例頭を下げるお辞儀のためか、あまり相手の目を見つめることはしないように思われます。しかし、欧米人との挨拶の場合、初対面ならば握手を交わすことから始めます。このとき、必ず相手の目をしっかりと見つめ、軽く笑顔で挨拶することが大切です。見つめ合うことは、欧米でのコミュニケーションの基本です。

目を見ないで挨拶をすると、心にやましいことがあるような、あるいは、信用できない人だ、というマイナスの印象に繋がりますから、くれぐれも注意しましょう。(途中で目線を泳がせないことも大切です)

通例、次のような挨拶を交わしながら握手をします。

Mr.A: How do you do ?(はじめまして)

Mr.B: How do you do ?(こちらこそ、はじめまして)

※この表現は、最近はやや堅苦しい表現となってきているようなので、Nice to meet you.というだけでも十分です。また、相手が、How do you do ? といってきたときには、「こちらこそ」の意味を込めて、”you”の部分のイントネーションを高めて返すとニュアンスが伝わります。”How do you do ?” “How do you do ?” とアクセントをおきましょう。

あるいは、それほどフォーマルでなくすでにメールでやり取りなどをしている、肩肘張らない関係ならば、以下の挨拶で十分でしょう。

Mr.A: I’m Kazuhiro Takemura. Pleased to meet you.

(竹村和浩です。 よろしくお願いいたします)

Mr.B: Pleased to meet you, too.

(こちらこそ、よろしくお願いいたします)

勤務先会社名、役職名・部署名、職種名など、自分がどのような仕事をしているかもきちんと伝えたいものです。役職名・部署名についてはこちらの記事、職種名についてはこちらの記事を参照ください。

挨拶の後は、名刺交換をするのが通例です。

挨拶の後に交わすスモール・トーク(雑談)

名刺交換の後には、名刺を見ながらの会話が有効です。その後さらに仕事の内容や、人間関係をつくる会話をします。通例は、仕事の様子を聞きます。

Mr.A: How’s your business going on?(仕事の方はいかがですか?)

Mr.B: Very busy, but everything’s all right, thank you./ The same as usual./ (I) can’t complain.

(とても忙しいですが、順調です)/(相変わらずです)/(おかげさまで何とか)

歓迎の意を示すスモールトーク

海外からのお客様の場合によく使われる表現には、下記のものがあります。こちらから、お客様をお迎えする場合は、あくまでもこちらが、エスコートし、会話の主導権を持つことが大切です。

“Thank you for coming today.”

(本日はお越しくださってありがとうございます)

“Thank you very much for taking your time to come over.”

(わざわざお越しくださり、誠にありがとうございます)

・空港でお迎えする場合の表現
“How was your flight?”
“Could you have a good flight?”

相手のへの気遣いの会話表現をたくさん覚えていると、いざというとき役に立ちます。会話を交わしながらお互いの共通の話題を探す努力が、何よりもよい人間関係をつくる秘訣と言えるかもしれません。

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英語で自己紹介 ビジネスで使える例文・文例

英語でビジネスメール 件名・タイトルのつけ方12選

英語のビジネスメールで使える件名・タイトルって?

英文メールの件名は、効率的なコミュニケーションの鍵になります。

相手に届く数あるメールの中で優先順位を高くし、レスポンスを高める件名とはどのようなものなのでしょうか? ここでは、用件・シチュエーション別に、「タイトル・件名」の英文例をご紹介いたします。

件名の書き方のポイントや、スパムメールと間違われないようなタイトルを付けるコツについては『スパムに間違われない英文電子メール 件名の付け方』の記事をご確認ください。

見積り (Estimate)メールの件名

  • 見積り依頼の件

Request for estimate

  • EX1デジタルカメラ見積り依頼の件

Quotation for the EX1 digital camera

  • X-100見積り依頼の件

Price Quotation for X-100

注文 (Order)メールの件名

  • デジタルカメラ注文の件

Order for Digital Cameras

  • カタログNo.5からの注文

Order from your catalogue

  • No.5 注文内容変更の件

Change of my/our order

  • 注文番号No.1102確認の件

Order confirmation on No. 1102

問い合わせ(Inquiry)メールの件名

  • 御社オーディオ製品についての問い合わせ

Inquiry about your audio products

照会 (Reference)メールの件名

  • 照会依頼の件

Request for reference

  • 顧客紹介の依頼の件

Request for client reference

依頼 (Request)メールの件名

  • 誤情報訂正依頼の件

Request to correct misinformation

  • 確認依頼の件

Request for confirmation

許可依頼の件

Request for permission

クレーム (Claim)メールの件名

  • 請求書の間違いの件

Error in invoice No.I-2358

  • 注文番号 X-8635について

Our order No.X-8635

アポイント (Appointment)メールの件名

  • 新プロジェクト検討のためのアポイントの件

Appointment to discuss the new project

  • アポイント日時変更依頼の件

Request for change our appointment date

お礼 (Gratitude)メールの件名

  • 7月4日のご訪問ありがとうございました

Thank you for your visit on July.4th.

  • ご招待ありがとうございました

Thank you very much for your invitation

請求 (Requirement)メールの件名

  • 御社新製品に関する資料請求の件

Request for the information on your new products

  • 請求書番号 Y-2534について

Invoice No. Y-2534

  • 2回目の督促状(請求書番号Y-2534)

Second reminder on Invoice No.Y-2534

  • 最終通告(請求書番号 Y-2534)

Final notice on Invoice No. Y-2534

断り (Refusal) メールの件名

※通常「拒否」内容のメールは、相手からの「依頼」「通告」に対する返信の形で表記されます

  • 許可願いの件

Re:Request for permission

  • 出荷予定の件

Re:Shipping schedule

通知/お知らせ (Information)メールの件名

  • メールアドレス変更のお知らせ

Change of E-mail address

  • 異動の件

Relocation

  • 次回予算会議の件

Next Budget Meetings

招待 (Invitation)メールの件名

  • 「新しい戦略的営業」セミナーのお知らせ

Our seminar “New Strategic Sales Management”

  • 弊社開所記念パーティーへのご招待

Invitation to our opening party

そのほかの英語メールの件名・タイトルの例

英語メールの件名は「用件(Request/Inquiry/Shipment)+前置詞句」が基本となります。受け取る人がすぐに検索できるように、請求書番号や注文書の番号(No./#)を記載しておくとよいでしょう。こちらで紹介し切れなかったメールの件名・タイトルの英文例(お礼やお詫び、休暇のお知らせなど)については、『スパムに間違われない英文電子メール 件名の付け方』にも紹介していますので、あわせてご確認ください。

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英文ビジネスメール(英文E-mail)の書き方
英文ビジネスメール前文文例
英文ビジネスメール本文文例
英文ビジネスメールのお礼状文例

役職名・部署名の英語表記一覧【名刺や自己紹介に】

「社長室・室長」って英語でどう言えばいい?

ビジネス英語でよく使われる、部署名と役職名を一覧にして紹介します(役職名・部署名ともに、会社の規模や流行などによって多少変化することをご了承下さい)。

ビジネス英語でよく使われる、部署名と役職名を一覧で紹介

ビジネス英語でよく使われる、部署名と役職名を一覧で紹介

英語の部署名一覧

部署は、英語では、Section/Division/Departmentといくつかありますが、会社の規模により意味合いが変化します。

  • 総務部 General Affairs Department
  • 人事部 Personnel Department
  • 経理部 General Accounting Department / Accountants’ Department
  • 営業部 Sales(Commercial, Marketing)Department
  • 営業推進部 Sales (Business) Promotion Department
  • 調達課 Procurement Section/Division
  • 開発部 Development Department
  • 技術部 Engineering Department
  • 製造部 Manufacturing Department
  • 資材部 Procurement Department
  • 輸出部 Export Department
  • 広報部 Public Relations Department
  • 調査部 Information & Research Division / Inquirry section (Department)
  • 法務部 Legal (Affairs) Division (Department)
  • 宣伝部 Advertising Department
  • 企画部(室) Planning Department(office)
  • 販売促進部 Sales Promotion Department
  • 企画開発部 Project Planning & Development  Department
  • 秘書室 Secretary Section (Secretariat)
  • 社長室 Office of the President
  • 購買(仕入)部 Purchasing Department

英語の役職名・肩書(Title)一覧

役職名・肩書きは、組織の規模や企業形態によって表現が異なります。「係長」と「主任」など、英語では区別がないケースもあり、こうした時は日本の肩書きよりも実際の仕事内容で判断する方が良いでしょう。

  • 取締役会長 chairperson
  • 取締役副会長 vice chairperson
  • 取締役社長 president / representative of directors
  • 副社長 executive vice president、senior vice president
  • (vice presidentはアメリカなどでは「部長クラス」で使われることもあるので注意しましょう! 正確にはexecutive vice presidentです)
  • 取締役・役員 director(s)
  • 専務取締役 senior managing director
  • 常務取締役 managing director
  • 監査役 auditor
  • 相談役(顧問) senior adviser
  • 部長・本部長 general manager/chief of a department
  • 副部長 assistant manager
  • 次長 deputy general manager
  • 室長 chief / director/head of a section(division/department)
  • 課長 manager / (section chief)
  • 参事 associate director(chief)( of a section)
  • 副参事 deputy associate director (chief of a section)
  • 主幹 senior manager
  • 係長(主任) chief clerk / (section chief)
  • 主査 assistant section chief
  • 課長代理 acting chief of a section
  • 係長(主任) chief clerk / (section chief)
  • 社員(部員) staff (member)
  • 営業部長 chief of the sales department / business(sales) manager
  • 工場長 factory manager / plant superintendent
  • PR担当 communications manager
  • 秘書(幹事) secretary
  • 支店長 general manager / branch manager
  • 参与 counselor / consultant

 

使われることが増えた肩書き

  • 最高経営責任者(CEO) Chief Executive Officer
  • 最高執行役員(COO) Chief Operating Officer
  • 社外取締役 outside director
  • 執行役員 corporate officer
  • 最高技術責任者(CTO) Chief Technology Officer
  • 最高情報責任者(CIO) Chief Information Officer
  • チーフ・ラーニング・オフィサー Chief Learning Officer(※)

※主に研修人材開発を担当する組織開発担当役員のことで、アメリカで増えている役職です

その他の関連語彙一覧

  • 取締役会(議) the board of directors ( executive meeting / meeting of directors)
  • 本社/本店 headquarters / head(main) office
  • 支店 office(s)/branch
  • 部局 departments / bureaus
  • 組織図 organization(al) chart
  • 医学博士 M.D.(D.M.)/ Doctor of Medicine
  • 哲学博士 Ph.D.(PhD)/ Doctor of Philosophy

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英文ビジネスメール末文文例
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英文ビジネスメール(英文E-mail)の書き方

英語(英文)ビジネスメールの書き方

英語ビジネスメールの基礎

英語でメールを書く時には、基本的に英文レターよりもリラックスした文体が好まれるようです。しかし、ビジネスメールの場合にはTPOをわきまえ、相手の立場に立って文面を精査し、形式を整えることも大切です。コツ・マナー、文例や表現とともに英文ビジネスメールの書き方を紹介します。

初めて出す場合や、問い合わせの内容、担当者との人間関係を考慮して書けるよう、必須項目を挙げます。

英文メールの必須項目

好印象を与える4つのコツ

日本人が陥りがちな傾向として、意見と事実の区別が付かない文章を書くことが挙げられます。結論を先に書いたとしても、感想や意見など、書き手の主観に基づく状況説明などが途中で続くと、マイナスイメージを与えます

英文で書くメールの書き方には、日本語の場合とは違う書き方のコツが幾つかあります。書き方の重要なポイントは、大きく分けて4つです!

1)結論から先に書く

日本人が陥りがちな傾向として、「意見と事実の区別が付かない」文章を書くことが挙げられます。欧米人は仕事に優先順位をつけ、迅速に仕事をすることを好みます。結論を先に書いたとしても、感想や意見など、書き手の主観に基づく状況説明などが途中で続くと、マイナスイメージを与えます。

2)事実のみを簡潔に列挙する

相手が客観的な立場で判断できるように、勝手な状況判断や解釈を交えずに、事実を簡潔に時系列で列挙しましょう。自分の意見を書く場合は最後にしましょう。

3)相手への依頼を具体的に指示

最後に自分の判断や意見を添えておくことも重要です。また、相手にとってほしい行動(判断してほしい、意見がほしい)と返信が必要な締め切りを明確に書きます。

4)Level of Politenessの問題

Level of politeness(丁寧さの度合い)が、英文作成、とりわけ社外に向けて発信される英文メールやビジネスレターを書く際には問題になります。英語を母国語として育ったネイティブスピーカーにとっては、いとも造作のない点が、英語を母国語としない私達日本人にとっては、常に迷いが伴うところです。

複雑なLevel of Politeness(丁寧さの度合い)

Level of Politeness(丁寧さの度合い)はケースバイケースです。その場の状況や人間関係、伝えたい内容によって、同じ表現が違う効果を生むことがあります。難しいところですが、ある程度の目安を持つことは可能です。

Level of Politenessを判断する場合には、2つの視点から判断すると分かりやすくなります。

1.誰に対して書いているのか?

2.何について書いているのか?

例えば、下記のようになります。

(誰に)顧客に対して

(何を)依頼のメールを書く場合、

A. 顧客 + 依頼 = フォーマル

B. 上司 + 依頼 = フォーマル

C. 同僚 + 依頼 = ニュートラル

D. 部下 + 依頼 = カジュアル

ただし、同僚・部下に対するメールでニュートラルからカジュアルに変化する場合や、カジュアルからニュートラルに変化する場合もありえます。さらには、顧客や上司であっても、書く内容が「確認」などであった場合には、フォーマルではなくニュートラルな形式が選択される場合もあります。

前文、本文、結語、署名と、もっとも少ない要素で構成したビジネスメールの実例。基本的に全文左寄せで書きます。

<英文例>
Dear Sir or Madam:

I saw your product on your website.

I would like to know the price of your product.

Could you send me aprice list,including shipping cost?

Sincerely,

<和訳>

拝啓

御社のウェブサイトで製品を拝見しました。製品の値段を伺いたく思っております。送料を含んだ価格一覧をご送付いただけませんでしょうか?

敬具

英文メールの件名の付け方

英語で件名を記載する場合、失礼がなく、かつ簡潔で具体的であることが必要です。「用件(Request/Inquiry/Shipment)+前置詞句を基本」とします。必要であれば即検索できるように、請求書番号や注文書の番号(No./ #)を記載すること。相手の立場、受け取る人の立場で書きましょう!

頭語(とうご)の書き方

頭語(Salutations)は、通常「Dear ~」で書かれるレターの最初の部分のことです。※Salutationsは、日本の「拝啓/前略」にあたります。「敬辞」とも呼ばれます。頭語は、相手と状況に合わせる必要があります。

  • フォーマル
    複数 Ladies and Gentlemen
    性別不明 Dear Sir or Madam
    男性/女性 Dear Sir/Dear Madam
     
  • 基本
    男性/女性 Dear Mr. (last name)/Dear Ms./Mrs./Miss (last name)

※特定の学位等を所有している場合には、上記の敬称よりも、それらの敬称の方を優先して使用します。例:Dr.(博士・医師)/Prof.(教授)

※初めての相手や上司に対しては、最も一般的で無難な頭語表現を使いましょう。(Dear Mr.○○/Dear Ms.○○)

※ラストネーム(姓)のみでOKです。より丁寧にと思い、フルネームで記載しないようにしましょう。

・頭語の最後はヨーロッパ・英国式の場合は「,(カンマ)」。アメリカ式の場合、「:(コロン)」で締め括ります。

まとめ・結び・結語(けつご)の書き方

結語(Complementary Close)は、結びの言葉で、相手と状況に合わせていくつかの種類があります。日本の「敬具」にあたる表現で「結辞」とも呼ばれます。また頭語と結語はそのフォーマル度を統一する必要があります。

結語は通常、「本文から2行空けて」記載します。

官公庁向け

  • ヨーロッパ式(英国式): Yours faithfully,/Yours respectfully,/Yours very truly,
  • アメリカ式: Respectfully yours,/Very truly yours,

■フォーマル

  • ヨーロッパ式(英国式): Yours truly,/Yours sincerely,
  • アメリカ式: Truly yours,/Sincerely yours,

■基本
ヨーロッパ式(英国式)、アメリカ式、ともにSincerely,

プライベート

  • ヨーロッパ式(英国式): (With) Best wishes,
  • アメリカ式: (With) Best regards,

※ヨーロッパ式(英国式)とアメリカ式の注意事項

  • ヨーロッパ式(英国式): 副詞(Truly,Respectfully, Sincerely,など)は後に付けます。ex.Yours sincerely,
  • アメリカ式: 副詞(Truly,Respectfully, Sincerely,など)から始めるのが特徴です。ex.Sincerly yours, 英文E-mailマナー

文は短く、具体的かつ分かりやすく

英文メールの文章は(とりわけビジネスの場合は)、読み手の時間を使うことを常に念頭において作成しましょう。そのため、よく「3C」や「3S」と呼ばれる原則(3Cは=Concise, Concrete, Courtesy, 3S=Short, Simple, Style,など他にも様々な表現があります)に則って、簡潔かつ具体的で、分かりやすい内容を心がけましょう。時には、箇条書きなどを取り入れて、一読してメールの意図が相手に伝わるよう、工夫して書くことが大切です。

また、できるだけ、1つのメールには1つの案件とし、返事が書きやすい内容にしておくことが必要です。返事が煩わしいと優先順位が下がる可能性があるからです。

記号や特殊文字の使用は極力避ける

国内でのメールならば問題ない文字種でも、海外のメーラーで受信される英文メールの場合は、メーラーの種類や規格、また構造の違いなどから文字化けしてしまう場合があります。そのことを考慮して、特殊な文字や丸数字やローマ数字などの記号の使用は避けたほうが無難です。

大文字だけで記述しない

また、強調のために、大文字だけで文章を書くことがありますが、受け取った人には意図が伝わらず、不躾な印象を与えることがあります。ですから、大文字だけの文章の使用はしないようにしましょう。

署名は必ず入れる

メールの場合には、アドレス等で差出人の確認ができることもあり、何回かやり取りをした後には、しばしば署名を省略するケースがあります。しかし、ビジネス・英文メールの場合には、基本的に文末に「署名(差出人)」を挿入するようにしましょう。

特に、英文メールの場合、相手のメールの受信文字数に制限等があるときに文章がどこで終わっているのかを判断できないケースもあるからです。そのためにも、頭語・結語は省略しても、署名だけは常に入れておくと、そこで文章が終わっていることが確認できます。メーラーの自動挿入機能等を活用し、署名は是非とも入れる習慣をつけましょう。

相手の非難・中傷はしない

メールという便利なツールにおいて、陥りやすい落とし穴です。相手の顔が見えないメールでは、議論になった際についキツい表現や、面と向かっては言わないことを伝えてしまうことがあります。送ってからでは取り返しがつきません。たとえ相手に非がある場合でも、相手への反論や批判・非難などはできるだけメールではなく、電話や直接会って話すことで不要なトラブルを避けられます。

英語では、これを”Flaming”(フレーミング)と呼んで、とりわけ、社内でのやり取りについては、慎重を期すことが求められています。コミュニケーションのツールとして便利であるがゆえに、ぜひとも気をつけたいところです。

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