【お歳暮のマナー】ビジネスで贈る時期と品物の選び方

お歳暮の発送時期は?

お歳暮は、日頃お世話になっている取引先へ感謝の気持ちをこめて贈るものですが、必ずしも贈らなければならないものでもありません。自社の業績が厳しい時は無理をせず、でも感謝の気持ちを伝えたければ、お手紙を送ることでも良いでしょう。

また、お歳暮は持参して直接手渡すのが礼儀とされていますが、先方も年末忙しいこともあり、多くはデパートなどの手配先から配送することが一般的となっています。

お歳暮

お歳暮、本来は手渡ししたいところですが、発送するケースが多くなっています。

発送時期は年々早めに

関東では12月上旬から12月31日の間、関西では12月13日から12月31日の間に送ります。年末年始の準備が忙しくなる前、12月20日までに届くようにしておくと親切です。

近頃は11月中に発送の手配をして、12月に入ったら届くようなところが多いでしょう。受け取る側も、最初に届いたお歳暮は記憶に残ったりします。徐々に早めになっているようですね。

万が一、お歳暮の時期に間に合わなかった場合は、のしの表書きを「寒中お見舞い」または「寒中お伺い」とします。

発送する場合ですが、平日の営業時間内に届くよう時間指定をします。また、送り状を品物に同梱するか、品物が届くよりも先に届くよう郵送します。送り状の内容は、日頃お世話になっていることへのお礼と、そのお礼に対してお歳暮を送ったことを記します。

贈る相手は継続的な取引先

お歳暮を送る相手ですが、継続的にお付き合いのある相手であるかどうかは判断しましょう。お歳暮は、「引き続きこれからもお世話になります」という意味も込めているので、一度限りの場合は、のし書きを「お歳暮」ではなく「御礼」とするようにしましょう。

一方で、贈答品の受け取りを禁止している会社もありますので、気になる場合には、先方の担当者に確認しましょう。特に公務員は倫理規定により贈答品の受け取りが禁止されていますので注意しましょう。

お歳暮を持参する場合は

お歳暮を持参する場合ですが、品物を渡す際は、必ずデパートやお店の紙袋から出し、相手が表書きを読めるように品物の向きを正して両手で渡しします。訪問する時間は早朝や昼食時、夕方の慌ただしい時間は避け、午前10時から11時の間、午後14時から16時の間に訪問すると良いでしょう。

お歳暮に適した品物とは?

取引先の会社宛てに贈るものは、多人数で分けやすい、数が沢山入ったものが基本です。個別に包装されているお菓子やコーヒー、紅茶のような物が親切でしょう。地元の銘菓なども印象に残るお歳暮となるでしょう。

小分けされていても、要冷蔵の品物や保存がきかない品物は相手が困る場合がありますので、注意しましょう。一方で、商品券・ギフト券などの金券は個人で頂くには良いでしょうが、職場で配布とはいかないので避けた方が良いでしょう。

お歳暮

会社向けは小分けされたものが喜ばれます。

お歳暮の予算の相場は?

取引先の社長、個人一人に贈るのであれば、その方の好みに合わせた品物を選べば、好印象となるでしょう。お歳暮の相場は3000円~5000円くらい。特別にお世話になった人なら5000円~10000円となるでしょう。あまり高額すぎても相手の負担になるので注意しましょう。

毎年、お歳暮の品を変えなければと思う方もいるでしょうが、逆に毎年同じ品物を贈った方が「A社の〇〇」として印象に残ることもあります。その品物が好評の場合、その会社の多くの方が楽しみに待っているということもあり得ます。

お歳暮の宛名は?

お歳暮を送る際の宛名ですが、「会社に贈る場合は社長名」となります。「支店に贈る場合は支店長名」「部署に贈る場合はその部署長名」となります。特定の担当者にお世話になっている場合は、「担当者名」が宛先となります。

日頃から、取引先の情報が変更したら、データーベースの変更をしておき、常に最新の情報にしておくことが必要です。お歳暮のための情報管理ではないですが、自社の役員が変更になった、本社を移転した、そのような場合、必ずご案内をすることになりますので、日頃から情報更新は意識しておきたいものです。

お歳暮ののしの書き方は、上段には「御歳暮(またはお歳暮)」、下段には社名の隣に代表者の名前を書きます。最近は、簡易のしと呼ばれる短冊タイプ(短冊のし)が多く、デパートで配送の手続きをする際、そちらを勧められるケースも多いでしょう。

【自転車通勤】交通費や労災の規定と注意点

自転車通勤制度を導入する場合のポイント

自転車通勤の規定をどうつくるか

自転車通勤の規定をどうつくるか

自転車通勤制度を導入しようとすると、以下の点を考えておく必要があります。

  • 自転車通勤の許可判断と自転車通勤規定(申請ルール、交通費の支給等)の整備
  • 自転車通勤の保険加入
  • 通勤自転車の駐輪場の確保
  • 自転車通勤者対象の安全運転教育
  • 自転車通勤時の事故対応

以下、順を追って考えていきましょう。

自転車通勤の許可判断と「自転車通勤規定」の整備

まずは、そもそも会社として自転車通勤を認めるか認めないか明示することが必要です。許可する場合は「自転車通勤規定」を整備し、自転車通勤について一定の基準を設け、運用します。その規程に従い、申請ルールに則って許可を受けた者のみが自転車通勤をするようにしましょう。

従業員が通勤途上事故を起こし、他人にケガを負わせた場合の損害賠償は基本的には従業員がその責任を負いますが、それが果たせない場合には雇用主である会社が責任を追及されることがあります。誰が自転車通勤をしているのか、総務側でしっかりと把握しておきましょう。

自転車通勤を認めない場合は、その旨を従業員に周知しておく必要があります。周知徹底しておかないと無断でする者が出ることもあるでしょう。就業規則の服務規定の中で定めておくと良いでしょう。

許可の基準としては、通勤距離やそのルートから判断します。あまりにも長距離ですと業務に支障が出ますし、交通事故のリスクも高まります。申請者の健康状態の確認も必要でしょう。自転車通勤ありきではなく、業務の遂行ありきで考えましょう。申請者の過去の自転車利用に関する道路交通法の違反歴も確認したいところです。

また、自転車通勤の許可取り消しルールも必要です。自転車利用に係わる道路交通法を違反した場合、例えば、

  • 携帯電話を使用しながらの運転
  • 飲酒運転
  • 傘をさしての運転
  • 整備不良の自転車の運転

などの違反が合った場合は「許可を取り消す」「一定期間は自転車通勤をさせない」などのルールを定めて自転車通勤申請書に明記しておくと良いでしょう。

自転車通勤時の交通費支給をどう考えるか

自転車通勤における通勤手当(交通費)の支給について、実費補填と考えれば通勤手当を支給しないことも可能です。しかし、自転車にもパンク等のメンテナンス費がかかります。

通勤定期代と同様に定額での支給を考えると良いでしょう。国税庁のサイトにマイカー・自転車通勤者の通勤手当について「非課税となる限度額」が掲載されていますので、参考にしてください。

また、体調不良や雨などの天候によって自転車通勤ができない場合は、その分を実費精算することも必要でしょう。

自転車通勤時には保険加入を義務付ける

自転車通勤では、通勤者が被害者になる場合とともに、運転者が加害者となる場合もあります。自転車通勤時の損害賠償については、基本的には従業員がその責任を負うことになりますが、それが果たせない場合には雇用主である会社が責任を追及されることがあります。

また高額な賠償請求も発生していますので、任意保険の加入を義務付けしておくと良いでしょう。自転車通勤申請時に保険証の提出を求め、確認します。さらに、保険には更新時期があるのでそれも把握します。手間は掛かりますが、自転車通勤申請を毎年更新にするなどで、保険の更新状況も確認するようにしましょう。

TSマーク付帯保険」というものがあります。TSマーク付帯保険は、自転車の整備・点検を行うだけで自動的に補償がついてくる自動加入保険です。TSマークの貼られた自転車を運転中に事故を起こした際には、自転車運転者が交通事故により障害を負った場合に適用される「傷害補償」と、自転車運転者が第三者に傷害を負わせた場合に適用される「賠償責任補償」が受けられます。

TSマークには赤色と青色があり、赤色のほうが補償額が高額です。点検・整備を受けるのにかかる料金は店によって異なりますが、一般的に青色が1,000円~1,500円程度、赤色が2,000円程度です。

自転車通勤時の事故は通勤災害になるか

自転車通勤時に事故を起こした場合、それが「通勤災害」となるか否かという問題があります。

通勤災害とは、労働災害(一般に「労災」と呼ばれる)の一つです。労災とは、「労働者の就業に係る建設物、設備、原材料、ガス、蒸気、粉じん等により、又は作業行動その他業務に起因して、労働者が負傷し、疾病にかかり、又は死亡すること」を言います(労働安全衛生法第2条1号)。

広義の労災には、業務中のみならず通勤中の災害も含み、通勤中の怪我等を通勤災害と言うのです。

この場合の「通勤」とは、就業に関し、次に掲げる移動を、

(1) 住居と就業の場所との間の往復

(2) 就業の場所から他の就業の場所への移動

(3) 住居と就業の場所との間の往復に先行し、又は後続する住居間の移動

合理的な経路及び方法により行うこと

をいい、業務の性質を有するものを除く、とされています。

移動の経路を逸脱し、又は移動を中断した場合には、逸脱又は中断の間及びその後の移動は「通勤」とはなりません(一部例外となる場合もあります)。

このように、通勤災害とされるためには、その前提として、労働者の就業に関する移動が労災保険法における通勤の要件を満たしている必要があります。通勤経路から外れて寄り道したりすると適合しないことを含め、自転車通勤者に対して説明することが必要です。

通勤自転車の駐輪場の確保

放置自転車の問題についても注意が必要です。特に都市部においては問題視されていますので、会社が自転車通勤を認める場合は、会社で駐輪場を用意するか、あるいは従業員に確保してもらい、その証明書を提出させたうえで自転車通勤を許可するなどの対応が求められます。

安全運転教育と事故対応

自転車通勤者を対象とした安全運転教育は、社有車の安全運転教育ほどしっかりとする必要はないでしょうが、毎年の許可更新時に道路交通法の自転車に係わる部分を資料として配布したり、自転車事故による高額な賠償事故の事例を紹介したり、緊張感を持って自転車通勤をしてもらう工夫をしたいものです。

自転車事故での初期対応は、自動車事故のものを参考にしましょう。

【宮家邦彦のWorld Watch】テロ等準備罪審議は「反対のための反対」そのものではないか – 産経ニュース

総務でアウトソーシング(BPO)を活用するには?

世界から30年遅れている!日本のBPOの現状

世界から遅れているのは、アウトソーシングの活用の仕方と言われます。日本ではアウトソーシングとは言っても、単純作業の外注がほとんどではないでしょうか? これはアウトソーシングではなく「アウトタスクキング」と言われます。業務(タスク)を外に出す、業務の実行部分だけを外部に委託することを指します。

世界で言われるアウトソーシングは、戦略立案をはじめ、業務設計、管理責任、業務実行の全てを外部に委託する形態を言います。ですから、世界では、アウトソーシングではなく、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)という言葉で表現されます。アウトソーシング戦略を構築するところから、ノウハウを有する委託先を活用することです。

一方、日本は業務だけをアウトソースし、世界はアウトソーシング戦略から委託する。この差が30年あると言われる所以なのです。ですから、外資系企業の総務(厳密には、外資系には総務部はないですが……)は本当に少ない人数で構成されています。ある従業員数3500人の企業では、総務は一人でした!

日本でBPOが進まなかった理由

なぜ日本では、BPOがなかなか進まないのでしょうか? 一つの理由として「なんでも自前で対応してきた」というこれまでの経緯があります。ほとんどの社員が無限定社員で、明確なジョブ・ディスクリプションが無い中、全て自前主義で対応してきたのです。

社員が働いている様子

無限定社員がなんでも対応の自前主義により、アウトソーシングが進まなかった。

「外部にお金を払うのであれば、なんでも対応してくれる自社の社員に任せよう」という選択になり、社員もそれに応えてきました。特に、総務部門は他の部門がやらない仕事、本来社員がやるべきでない仕事まで引き受けてきたケースが多いのです。

また、総務の仕事に対するイメージにも課題があります。「誰でもできる仕事」「専門性は必要ない」というイメージが根強く、外部委託など検討もされなかったのです。

BPOのメリットとデメリット

■メリット

  • 限られたリソースをよりコアな部分に集中させることができる
  • 専門企業に蓄積されたノウハウの活用によって業務プロセスを最適化し、効率的な業務運営が可能となる
  • 専門知識やスキルを持つスタッフが業務を担当するので、法改正への対応や、最新のIT技術の導入などが可能となる
  • 業務が見える化され、誰でも対応できるようマニュアルが整備され、業務の継続性が確保される
  • ISMSやプライバシーマークの認証を取得している事業者も多く、適切なレベルのセキュリティが確保されることになります
  • 業務の効率化やスケールメリットにより、コストダウンが期待できる

■デメリット

  • 業務がコントロールできなくなる危険性がある

業務を丸投げしてしまい、その業務に精通したメンバーが異動などでいなくなると、アウトソーシングした業務の中身が分からなくなり、ブラックボックス化してしまうこともあります。委託しても、しっかりと管理できる体制は必要です。

  • 緊急対応がしにくくなることがある

内部で対応していればなんとでもなることが、委託先の対応時間などで機能しなくなることもがあります。

  • 情報漏えいなどのリスクが高まる

この点は実際に事件も発生しています。

アウトソーシングをすることのデメリットは、アウトソーシングにより、業務プロセスの分断と外部に任せることのリスクが生じることです。

委託先(アウトソーサー)との良好な関係作りとは?

委託先とどのような関係を構築するかも大事なポイントです。目的がコスト削減のみであれば、あるいは、単純作業であるならビジネスライクな関係で良いでしょうが、委託業務の改善や改革を望むのであるなら、パートナーとしての関係構築が必要です。

契約締結の様子

パートナーとしての関係作りが、アウトソーシングの成功の鍵となる。

必要な情報は提供しつつ、業務目的を共有しながら、ともに作り上げていく姿勢が必要です。パートナーとして対等な関係で向き合うべきです。ただ、どちらにせよ、委託先企業の厳正な評価、積極的な評価による適度な緊張感は必要でしょう。

業務に精通した、委託先のスタッフを管理できる人材の育成も必要です。企業を取り巻く環境変化の激しい現在、一度委託したからその内容がそのまま、ということはあり得ません。変化に応じた要求、改善は自社の人間により的確に指示しなければなりません。委託先の事業者を進化させることも、自社にとって大切なことなのです。

上手なBPOの進め方

アウトソーシングを考える場合に必要なのが、自部門だけの視点でアウトソーシングを考えてしまうこと。自部門ありきではなく、企業全体から考えるべきです。

自社にとって総務がやるべきことは何なのか。その業務を行うためには、総務は何を強化すべきなのか。その強化のための効率化、外部リソースの活用、そのためのアウトソーシングという流れです。決して、自部門だけの視点で考えてはいけません。

そして、アウトソーサーの持つ情報やナレッジ、企業事例を活用するとともに、実際にアウトソースすることで総務にリソースを作り、会社を変える仕事に取り組むのです。

簡易書留と一般書留の違い、日数や保障などの使い方

「書留郵便」、確実に渡したいときに使う

郵便局

郵便局の書留を使う

高付加価値を誇ってきた日本の物流サービス。ここにきて人手不足の影響により、サービスレベルの見直しがされようとしています。即日配達から、指定時間配達。なにもそこまで細かく設定しなくてもと思いつつ、一度慣れてしまうと無くてはならないサービスと感じてしまうもの。慣れとは恐ろしいものですね……。

とは言いつつも、送るからには確実に届いて欲しい。ICTが進展している昨今でも、リアルなモノの物流は無くなりません。特に大事な書類や貴重品、さらには現金など、輸送途中で紛失でもしたら、それはそれは大騒ぎ。特にビジネスでは確実性がシビアに問われます。

安心確実に届ける方法はないものかと、頭を悩ませているあなたにおススメなのが書留郵便(通称:書留)です。

書留は「現金書留」「一般書留」「簡易書留」の3種類

書留

書留

そもそも、書留とは、追跡番号が割り振られ、その郵便物の郵便局での引き受けから、配達までの送達過程をデータで記録している郵便物です。

郵便物の中でも特に厳密に取り扱われるサービスであり、重要書類やチケット、現金などを送るときに使われるものです。さらに、万一、郵便物等が壊れたり届かなかったりした場合に、原則として差し出しの際に申し出た損害要償額の範囲内で、実損額を賠償してくれます。この保障は、郵便物とゆうメールに付けることができます。

書留には3種類あります。

専用封筒に入れて使う「現金書留」

1. 現金書留:現金を送付する場合専用の一般書留で、現金を送る手立てはこの方法に限ります。他の宅配便での現金送付はできません。現金書留を送るときは「現金書留専用封筒」で送る必要があり、専用封筒は郵便局で1枚21円で販売しています。貴金属や宝石は通常の書留(一般書留か簡易書留)で送ります。

実損額を賠償する「一般書留」

2. 一般書留:引き受けから配達までの送達過程を記録し、書留の受領証に記載されている引受番号を用いて、郵便追跡システムのオンラインネットワークを使い、配達状況が把握できます。万一、郵便物等が壊れたり届かなかったりした場合には、実損額を賠償してくれます。

料金安く、賠償額と追跡機能に限度がある「簡易書留」

3. 簡易書留:一般書留に比べて料金が割安です。万一の場合の賠償額は、原則として5万円までの実損額です。一般書留と現金書留は荷物を出した郵便局・出した時間・荷物が到着した郵便局・着いた時間・どの郵便局を経由したかを記録してくれます。これに対し簡易書留は荷物を出した郵便局・出した時間・荷物が到着した郵便局・着いた時間のみを記録してくれます。細かくチェックしたい場合は、一般書留を利用しましょう。

3種の書留、料金と使い分けは?

一般書留と現金書留、簡易書留、それぞれについての利用料金は下記になります。大きく異なるのが補償内容の部分です。

1. 現金書留通常の郵便料金に430円(税込)追加となります。補償されるのは1万円まで。但し、補償を増額することが可能で、5000円ごとに10円が必要。上限は補償額50万円まで。

2.  一般書留通常の郵便料金に430円(税込)追加となります。ゆうメールでは基本運賃に370円(税込)追加となり、ともに補償されるのは10万円まで。但し、補償を増額することが可能で、5万円ごとに21円が必要。上限は500万円まで。

3. 簡易書留通常の郵便料金に310円(税込)追加となります。ゆうメールでは基本運賃に310円(税込)追加となり、ともに補償されるのは5万円まで。補償の増額はありません。

3種類の書留の選び方は、現金は当然ながら現金書留になります。重要書類やチケットなどは簡易書留で間に合うでしょう。高額な有価証券や商品券などは、その物の金額を考えて一般書留を選び、補償金額も増額して郵送した方が良いでしょう。

なお、大口・法人の方向けに、書留料金の割引制度も用意されているので、要チェックです!

次に、実際の書留の出し方、追跡の仕方を見てみましょう。